DIE innova introduciendo EasyChair para acelerar procesos de titulación

“En promedio al semestre tenemos 100 memorias y en el proceso en pregrado contamos con tres profesores revisores. Hacemos el seguimiento dentro de la plataforma, desde que un estudiante sube su trabajo hasta las calificaciones resultantes de las revisiones propiamente tal.” señala Karina Acosta, Jefa de carrera de Ingeniería Civil en Electricidad.

La iniciativa de resignificar el uso de la plataforma, surge a finales del 2019 y principios del 2020, de cara a la digitalización de los procesos y en la búsqueda de un software que permitiera dar un seguimiento efectivo a la revisión de los trabajos de titulación.

“En una conversación con los profesores del departamento, dada la experiencia en investigación que tiene el mismo, surgió la idea de consultar a diferentes gestores de artículos, que principalmente facilitan la recopilación, seguimiento y gestión de artículos y papers, tal como por ejemplo ScholarOne Manuscript, EDAS y Easychair. Luego de esto, varios nos respondieron que este último software podría proporcionarnos una mejor herramienta para el manejo de los trabajos de titulación.” comenta Claudio Valencia, Subdirector de Docencia del Departamento.

“Estaba todo muy centralizado de manera presencial y eso dificulta el seguimiento. Había que transitar hacia lo digital, independiente del contexto actual por la pandemia.” señala Karina Acosta, quien además es miembro de la Asociación Chilena de Control Automático - ACCA y que por su trayectoria, está familiarizada con la plataforma. Además agrega que de esta manera se puede operacionalizar mejor el seguimiento y facilita la comunicación entre los académicos revisores y los estudiantes, incluso con mensajes predeterminados por tipo de público.

“Con esto se puede ver cuando una estudiante sube su trabajo, cuando se asignan revisores, cuando éstos aceptan revisar las memorias, se pueden ver los comentarios de los revisores/as y la nota final. Los y las estudiantes también tienen acceso en la misma plataforma a ver sus correcciones y su nota, y poder subir su trabajo corregido.” complementa María Constanza Estela, Jefa de carrera de Ingeniería de Ejecución en Electricidad.

Cambio organizacional

Como lo anterior radica en un cambio organizacional en los procesos de titulación de las carreras de pregrado y de magíster al interior de la Unidad Académica, se han elaborado algunos instructivos y tutoriales destinados a la planta docente para tener un conocimiento adecuado de uso de EasyChair, así como para que el estudiantado sepa cargar su memorias al momento de iniciar la última etapa del proceso formativo.

“En ese sentido, no hemos tenido mayor dificultad con los estudiantes. Con los profesores hubo un poco de resistencia pero hicimos un tutorial y ha funcionado perfecto. La inducción fue necesaria y hemos podido identificar casos aislados de personas con algunas dificultades, pero todo muy propio de cualquier cambio y nos encontramos en una etapa de inmiscuir de mejor manera a los y las jefas de área para ahondar el seguimiento de las revisiones.” enfatiza la Jefa de carrera.

Como proyección de este cambio innovador en la Subdirección de Docencia en conjunto con las jefaturas de carrera, se prevé que en el futuro se puedan incorporar otras documentaciones que intervienen en el proceso “pero aún dependemos de otras personas y unidades académicas y administrativas ajenas a la nueva, por lo tanto esperamos mejorar el procesos de comunicación, divulgación y seguimiento aminorando los tiempos y cerrando los procesos de titulación de al menos un 70% de ellos en el tiempo esperado” señala la académica.

Cabe señalar que el Departamento de Ingeniería Eléctrica, de manera pionera y basada en la experiencia del cuerpo académico, es la primera Unidad Académica en utilizar una plataforma como EasyChair para introducir mejoras en los procesos docentes relativos a la etapa de titulación, centrando la experiencia en el estudiante, considerando el contexto digital actual y “permitiendo una organización adecuada con un flujo de información alto y constante”, declara María Estela.

 

 

 
EasyChair es una plataforma creada y usada generalmente para apoyar los procesos de inscripción y revisión de trabajos y papers de investigación destinados a conferencias académicas investigativas. Sin embargo, desde la Subdirección de Docencia del Departamento de Ingeniería Eléctrica se está utilizando para apoyar el proceso de ingresos y revisiones de memorias de pregrado y magíster.